在电子消息中自动汇总对文档的变更的制作方法

xiaoxiao2020-7-22  4

【专利下载】Tel:18215660330

在电子消息中自动汇总对文档的变更的制作方法
【专利摘要】在电子消息中自动汇总对文档做出的变更。可以对正就其进行协作的文档做出变更。例如,文档可以是电子消息的附件、到被包含在电子消息中的共享文档的链接和/或正在不同用户之间共享的文档。该文档可以是对其做出变更/评论的任何类型的文件,诸如文字处理文档、电子表格、幻灯片等等。审阅者可以对文档做出许多不同类型的变更(例如,删除/添加内容、添加评论等)。在对文档做出任何变更之后,将变更的汇总自动插入电子消息,然后将该电子消息发送到一个或多个接收者。还可以与一个或多个电子消息一起显示关于文档的实况信息。
【专利说明】在电子消息中自动汇总对文档的变更
[0001]背景
[0002]文档的作者例行地将文档通过电子邮件发送到其它用户以供审阅。接收到供审阅 的文档的用户打开所附文档,在该文档中做出变更/评论并将该文档通过电子邮件发回作 者。用户经常难以跟上他们的共同作者或编辑者对文档做出的所有不同的变更。
[0003]概述
[0004]提供本概述是为了以简化的形式介绍将在以下详细描述中进一步描述的选择的 概念。本概述不旨在标识出所要求保护的主题的关键特征或必要特征,也不旨在用于帮助 确定所要求保护的主题的范围。
[0005]在电子消息中自动汇总对文档做出的变更。可以对正就其进行协作的文档做出变 更。例如,文档可以是电子消息的附件、到被包含在电子消息中的共享文档的链接和/或正 在不同用户之间共享的文档。该文档可以是对其做出变更/评论的任何类型的文件,诸如 文字处理文档、电子表格、幻灯片等等。审阅者可以对文档做出许多不同类型的变更(例如, 删除/添加内容、添加评论等)。在对文档做出任何变更之后,将变更的汇总自动插入电子 消息,然后将该电子消息发送到一个或多个接收者。还可将关于文档的实况信息与一个或 多个电子消息的显示包括在一起。该实况信息可包括诸如谁当前正在编辑文档、谁已经编 辑文档、文档的当前状态、对文档的内容变更等信息。
[0006]附图简述
[0007]图1示出示例性计算环境;
[0008]图2示出了用于将对文档做出的变更的汇总包括在电子消息中的系统;
[0009]图3示出了包括对文档做出的变更的自动生成的汇总的电子消息的显示;
[0010]图4示出了响应于用户对共享文档做出变更而自动创建的电子消息;
[0011]图5示出了被放置在电子消息中的自动生成的汇总的示例;
[0012]图6示出了与消息的显示一起显示实况信息的示例;
[0013]图7示出了用于创建电子消息并包括对文档做出的变更的汇总的过程;
[0014]图8示出了用于创建对文档做出的变更的汇总的过程;以及
[0015]图9示出了用于与实况信息一起显示消息的过程。
[0016]详细描述
[0017]现将参考其中相同的标号代表相同的元素的附图来描述各实施例。具体地,图1 和相应的讨论旨在提供对在其中可实现各实施例的合适计算环境的简要、概括描述。
[0018]一般而言,程序模块包括执行特定任务或实现特定抽象数据类型的例程、程序、组 件、数据结构和其它类型的结构。也可使用其它计算机系统配置,包括手持式设备、多处理 器系统、基于微处理器或可编程消费电子产品、小型计算机、大型计算机等等。还可使用在 其中任务由通过通信网络链接的远程处理设备执行的分布式计算环境。在分布式计算环境 中,程序模块可位于本地和远程存储器存储设备两者中。
[0019]现在参考图1,将描述在各个实施例中所利用的计算机100的说明性计算机环境。 图1所示的计算机环境包括计算设备,这些计算设备各自可以被配置为移动计算设备(例如,电话、平板电脑、上网本、膝上型电脑)、服务器、台式计算机、或者某一其他类型的计算设备,并且包括中央处理单元5 (“CPU”)、包括随机存取存储器9 (“RAM”)和只读存储器(“ROM”)10的系统存储器7、以及将存储器耦合至中央处理单元(“CPU”)5的系统总线12。
[0020]在R0M10中存储基本输入/输出系统,该系统包含有助于诸如在启动期间在计算机内的元件之间传输信息的基本例程。计算机100还包括大容量存储设备14,该大容量存储设备14用于存储操作系统16、文档11、消息收发应用24、Web浏览器25、文档编辑应用19以及汇总管理器26,这将在下面予以更详细的描述。
[0021]将大容量存储设备14通过连接到总线12的大容量存储控制器(未示出)连接到CPU5。大容量存储设备14及其相关联的计算机可读介质为计算机100提供非易失性存储。虽然此处包含的对计算机可读介质的描述涉及诸如硬盘或CD-ROM驱动器等大容量存储设备,但是计算机可读介质可以是能够由计算机100访问的任何可用介质。
[0022]作为示例而非限制,计算机可读介质可包括计算机存储介质和通信介质。计算机存储介质包括以用于存储诸如计算机可读指令、数据结构、程序模块或其他数据之类的信息的任何方法或技术来实现的易失性和非易失性、可移动和不可移动介质。计算机存储介质还包括,但不限于,RAM、ROM、可擦除可编程只读存储器(“EPROM”)、电可擦可编程只读存储器(“EEPR0M”)、闪存或其它固态存储器技术、⑶-ROM、数字多功能盘(“DVD”)或其它光存储、磁带盒、磁带、磁盘存储或其它磁性存储设备、或能用于存储所需信息且可以由计算机100访问的任何其它介质。
[0023]计算机100使用通过诸如因特网之类的网络18与远程计算机的逻辑连接而在联网环境中操作。计算机100可以通过连接至总线12的网络接口单元20来连接到网络18。网络连接可以是无线的和/或有线的。网络接口单元20也可用于连接到其它类型的网络和远程计算机系统。计算机100还可以包括用于接收和处理来自数个其他设备的输入的输入/输出控制器22,这些设备包括键盘、鼠标或者电子指示笔(未在图1中示出)。类似地,输入/输出控制器22可以为显示屏23、打印机或其它类型的输出设备提供输入/输出。
[0024]如前简述的那样,多个程序模块和数据文件可以被存储在计算机100的大容量存储设备14和RAM9内,包括适于控制计算机的操作的操作系统16,如华盛顿州雷蒙德市的微软公司的WINDOWS PHONE 7?、WINDOWS 7?、或 WINDOWS SERVER?:操作系统。大容量存储设备14和RAM9还可以存储一个或多个程序模块。具体而言,大容量存储设备14和RAM9可以存储一个或多个应用程序,包括文档编辑应用19、消息收发应用24和Web浏览器25。根据一实施例,文档编辑应用19是诸如MICROSOFT WORD应用之类的文字处理应用。也可以使用其他文档编辑应用。文档编辑应用可被配置成与诸如电子表格、幻灯片、笔记等文档进行交互。
[0025]用户界面15被用户用来与应用和文档交互。例如,文档11可使用该用户界面来编辑。文档编辑应用19被配置成对诸如文档11等文档执行编辑操作。例如,用户可使用文档编辑应用19来改变/添加单词或从文档中移除单词,改变文档的格式、添加图片、表格
坐寸ο
[0026]消息收发应用24可以是一个或多个不同的消息收发应用。例如,计算设备100可包括电子邮件应用、即时消息收发(頂)应用、SMS、丽S应用、实时信息网络(例如,Twitter?界面)、社交网络应用等等。根据一实施例,消息收发应用24是电子邮件应用,诸如MICROSOFT OUTLOOK?,消息收发应用可以是基于客户端的和/或基于web的。 例如,可以使用基于网络的消息服务17,诸如:MICR0S0FT WINDOWS LIVE或某种其他基于网 络的电子邮件和消息收发服务。
[0027]网络共享27被配置成存储一个或多个用户可通过IP网络18来访问的文档。例 如,网络共享27可存储位于一个或多个位置的不同审阅者正就其进行协作的文档。文档可 被存储在不止一个位置。例如,文档11的副本可被存储在计算设备100上且存储在网络共 享27处。文档的副本还可以在其它位置维护(例如,在邮箱中作为电子消息的附件来维护)。
[0028]汇总管理器26被配置成在被发送到一个或多个接收者的电子消息中自动包括汇 总信息,诸如与文档相关的当前实况消息和/或最新信息和/或对文档做出的变更的汇总。 汇总管理器26可位于一应用(例如,文档编辑应用19和/或消息收发应用24)的外部(如 图所示)或者可以是诸如文档编辑应用19、消息收发应用24和/或某一其它应用等应用的 一部分。此外,汇总管理器26所提供的全部/部分功能可以位于应用内部/外部。
[0029]在电子消息中自动汇总对文档做出的变更。一般而言,对正就其进行协作的文档 做出变更。例如,文档可以是电子消息的附件、到被包含在电子消息中的共享文档的链接 和/或正在不同用户之间共享的文档。该文档可以是对其做出变更/评论的任何类型的文 件,诸如文字处理文档、电子表格、幻灯片等等。审阅者可以对文档做出许多不同类型的变 更(例如,删除/添加内容、添加评论等)。汇总管理器26创建对文档的变更的汇总并将该 汇总自动插入电子消息,然后将该电子消息发送到一个或多个接收者。例如,当对电子消息 的附件/链接做出变更时,汇总管理器26在对该电子消息的回复中插入汇总。当对共享文 档(例如,存储在网络共享处的文档)做出变更时,创建包括汇总的电子消息。
[0030]还可将关于文档的实况信息与一个或多个电子消息的显示包括在一起。该实况信 息可包括诸如谁当前正在编辑文档、谁已经编辑文档、文档的当前状态、内容变更概要等信 息。该实况信息可以在用户正在查看消息时改变并被重新显示,以使得该实况信息是实时 更新的。下面公开了与汇总管理器相关的更多细节。
[0031]图2示出了用于将对文档做出的变更的汇总包括在电子消息中的系统。如图所 示,系统200包括计算设备I (210)、计算设备2 (220)、网络共享230、文档服务240、消息 收发服务250以及计算设备3 (260)。
[0032]这些计算设备可以是被配置成执行与发送/接收电子消息以及对文档做出变更 有关的操作的任何类型的计算设备。例如,这些计算设备中的一些可以是:移动计算设备 (例如,蜂窝电话、平板计算机、智能电话、膝上型计算机等等)、台式计算设备和服务器。一 些计算设备可以被安排成提供基于云的在线服务(例如,被配置成与文档进行在线交互的 文档服务240),一些计算设备可以被安排为数据共享,一些计算设备可以被安排在本地网 络中,一些计算设备可以被安排在可通过因特网访问的网络中,等等。
[0033]计算设备通过网络18被耦合。网络18可以是许多不同类型的网络。例如,网络 18可以是IP网络、用于蜂窝通信的载波网络等等。一般而言,网络18用于在诸如计算设备
1、计算设备2、计算设备3、网络共享230、文档服务240和消息收发服务250之类的计算设 备之间传输数据。
[0034]计算设备I包括文字处理应用212、文档214、用户界面216和消息收发应用218。 如图所示,计算设备I被用户用来与诸如电子消息的附件、文档214、网络共享中的文档(例如文档232)等文档进行交互。
[0035]用户界面(UI)216用于与诸如文档214等文档交互。可以使用一种或多种类型的一个或多个用户界面来与文档交互。例如,UI216可以包括上下文菜单、菜单栏内的菜单、选自条带用户界面的菜单项、图形菜单等等的使用。一般而言,UI216被配置成使得用户可容易地与文档交互。例如,用户可利用UI216来打开被附加/链接到电子消息的文档并对该文档做出变更。UI216还可被用来创建被定址到正就文档进行协作的其它审阅者的电子消息(例如,新电子消息、对电子消息的回复)。
[0036]消息收发应用218可以是基于客户端的应用,诸如电子邮件应用、即时消息收发应用、社交媒体应用等。一般而言,消息收发应用218可被用来向正就文档进行协作的审阅者发送一种或多种类型的电子消息。除了消息收发应用218之外,或者代替不同的消息收发应用中的一个或多个,可以使用基于网络的消息收发应用。例如,可以使用web界面来访问消息收发服务。
[0037]汇总管理器26确定诸如与文档相关的当前实况信息和/或对文档做出的变更等汇总信息并创建包括这些变更的汇总的电子消息。汇总管理器26与一个或多个电子消息的显示一起显示实况信息,并将包括变更汇总的电子消息发送到文档的一个或多个协作者。例如,作者I可使用计算设备I来就一文档进行协作,审阅者I可使用计算设备2来就该文档进行协作,而审阅者2可使用计算设备3来就该文档进行协作。最初,作者I可创建一文档,诸如被指定在需要来自一个或多个审阅者(例如,审阅者I和审阅者2)的输入的网络共享230上共享的文档214 (例如,文档232)。作者I可将文档和/或到该文档的链接附加到电子消息,该电子消息被递送至审阅者I和审阅者2以供审阅。根据另一实施例,审阅者可以直接从文档共享中获取文档以便进行编辑。
[0038]在查看消息列表时,审阅者(例如,审阅者I和审阅者2)可查看关于所显示的每一个消息的实况信息的概要(参见图6和相关的讨论)。该实况信息旨在向用户提供文档的当前状态(例如,谁当前正在编辑文档、谁被指派审阅文档、文档处于草稿状态?最终状态?、对文档做出的变更的概要、对文档做出的最后一次变更,等等)。可以在选择供查看的消息时显示不同的实况信息。例如,当从所显示的消息列表中选择一消息时,实况信息可包括比与该消息列表一起显示的实况信息更多或与之不同的实况信息。实况信息可以在查看者正在查看消息时改变并被更新。
[0039]审阅者I和/或审阅者2可以对文档做出变更。例如,审阅者I可以打开来自电子消息的附加文档并做出变更。审阅者2可以从网络共享230中打开该文档。响应于审阅者做出的变更,汇总管理器26创建这些变更的汇总并将该汇总包括在被定址到该文档的其它审阅者的电子消息中。可选择针对该电子消息的不同接收者。在对附加/链接的文档做出变更的情况下,汇总被放置在对电子消息的回复中。在直接对网络共享处的文档做出变更的情况下,可由汇总管理器26创建包括汇总的新消息。
[0040]汇总可包含不同的信息。例如,汇总可包括与文档相关的当前实况信息、对文档做出的所有变更、对文档做出的变更的一部分和/或与对文档的变更有关的统计信息。根据一实施例,被包括在汇总中的信息量取决于对文档做出的变更的数量。可使用一个或多个阈值来确定要包括在汇总中的信息。例如,当编辑变更的数量低于预定数量(例如,1、5、
10、25、50、100)时,可将每一变更包括在汇总中。当编辑变更的数量高于预定数量时,可以在汇总中包括较少信息。例如,可以从汇总中排除部分/全部变更,而可以在该汇总中包括统计信息(例如,做出的编辑的数量、被更改的单词/段落/章节的数量、插入的数量、删除的数量、格式化变更的数量等)。根据一实施例,在汇总中不显示详细的格式化变更(可以包括/不包括一定量的格式化变更)。可使用不止一个阈值(例如,可使用两个、三个、四个、五个……阈值),并且取决于阈值水平,修改被包含在汇总中的信息量。根据一实施例,可由用户来设置汇总信息的冗长。例如,一个用户可能想要显示所有变更,而另一用户可能只想要显示变更的简要概述。汇总信息还可基于所发送的电子消息的接收者和/或消息类型来修改。例如,汇总信息可基于用户对于编辑文档的职责以及他们正在电子邮件还是SMS消息中接收汇总来定制。
[0041]该汇总可以按不同方式在电子消息中显示和格式化。例如,汇总信息可被放置在显示变更以及可用于添加一个或多个评论的评论区域的表格中。根据一实施例,汇总信息可被编辑以使得全部/部分汇总信息可被更改(例如,移除一个或多个变更)。全部/部分汇总信息可以实时更新。例如,可以在编辑者开始/停止编辑文档时更新所显示的实况信息(例如,文档的当前编辑者)。(参见图3-6以获得示例汇总信息)。
[0042]响应于对文档做出的变更来自动创建包括汇总的电子消息。根据一实施例,电子消息是电子邮件。电子消息还可以是一组合。例如,审阅者I可指定接收具有变更汇总的电子邮件消息和具有变更汇总的文本消息,而审阅者2指定只接收具有变更汇总的电子邮件消息。
[0043]汇总管理器26基于正在创建的消息的类型来格式化电子消息。例如,与文本消息相比,电子邮件可包括更多信息。当所创建的电子消息是文本消息时,对文档的变更可以散布在多个文本消息中和/或减少被包含在汇总中的信息量。汇总管理器26可包括用于发送/接收消息的功能和/或可使用诸如消息服务250和/或客户机消息应用218等其它消息应用的功能。当每一个审阅者都对文档做出变更时,包括汇总的电子消息创建变更历史。 这有助于用户在汇总的电子消息(例如,电子邮件上下文)中查看对文档做出的变更。这些电子消息形成被记录在电子消息中的变更日志。该电子消息线程可被用来跟上随时间对文档做出的变更,并且可以用电子通信提供的时间顺序格式来容易地审阅。具有有限显示容量(例如,移动设备)的用户也可审阅对附件或链接的文档/文件做出的变更,而不必为了查看变更而打开文档。
[0044]网络共享230可用于存储一个或多个文档。网络共享230可由与文档交互的计算设备访问。网络共享可以与支持对文档的在线访问/交互的在线服务相关联。例如,诸如文档服务240等在线服务可以向在线用户提供与诸如文字处理文档、电子表格、幻灯片等文档进行交互或修改这些文档的能力。
[0045]消息收发服务250可被`用来处理诸如计算设备1、计算设备2和计算设备3等一个或多个计算设备之间的电子消息。消息收发服务250可被配置成处理不同消息类型,诸如 SMS、丽S、电子邮件、用于社交网络的消息等。消息收发服务250可以配置有汇总管理器26 的功能,并且可以使用一个或多个消息类型来向针对诸如文档232等文档的编辑者传递电子消息。如上所述,还可使用消息类型的组合。例如,一个编辑者可以接收到附有文档的电子邮件,而另一编辑者可以接收到具有到该文档的链接的SMS消息。根据一实施例,电子邮件是默认消息类型。还可以为不同的编辑者配置优选消息类型。例如,每一个用户都可指定其优选通信方法(例如,电子邮件、SMS……)。
[0046]计算设备2和计算设备3包括诸如web浏览器(222、262)之类的一个或多个应用,该web浏览器可被配置成访问诸如基于web的电子邮件服务之类的消息收发服务并通过文档服务240与文档交互。例如,web浏览器可用于通过电子邮件服务来访问电子消息并且然后执行编辑/选择以影响对诸如被存储在网络共享230中的文档232之类的文档的变更。
[0047]如图所示,文档服务240包括汇总管理器26和包括web呈现器244的web应用242。根据一实施例,文档服务240被配置为在线服务,该在线服务被配置成提供涉及显示与诸如文字处理文档、电子表格、幻灯片等电子文档的交互的服务。web应用242被配置成接收和响应与文档相关的请求。例如,文档服务240可访问被存储在网络共享230上的文档232。web应用242可用于向诸如计算设备2之类的计算设备的用户提供界面以便与可经由网络18访问的文档交互。web应用242可以与用于执行和文档服务有关的操作的其他服务器通信。
[0048]文档服务240从诸如计算设备1-3之类的计算设备接收请求。计算设备可以向文档服务240传送与诸如正由不止一个作者/审阅者进行审阅/编辑的协作文档之类的文档进行交互的请求。响应于这一请求,web应用242从诸如网络共享230之类的位置获取文档。要显示的文档被转换成诸如IS0/IEC29500格式之类的标记语言格式。文档可以由文档服务240或由一个或多个其他计算设备来转换。一旦web应用242接收到文档的标记语言表示,文档服务就利用电子表格web呈现器244来将经标记语言格式化的文档转换成可以由web浏览器应用(诸如计算设备2上的web浏览器222和计算设备3上的web浏览器262)来呈现的文档表示。所呈现的文档看上去基本上类似于计算设备I上的文字处理应用212在被用于查看相同文档时的输出。一旦web呈现器244完成文件的呈现,文档服务240就将该文件返回到做出请求的 计算设备,在那里该文件可由web浏览器222来呈现。
[0049]web呈现器244还被配 置成向标记语言文件中呈现一个或多个脚本以用于允许诸如计算设备2之类的计算设备的用户与web浏览器222的上下文中的文档交互。web呈现器244可用于将可由web浏览器应用222执行的脚本代码呈现到所返回的网页中。这些脚本例如可以提供用于允许用户改变文档的一部分和/或修改与文档相关的值的功能。响应于某些类型的用户输入,这些脚本可以被执行。当脚本被执行时,可以向文档服务240传送文档已被操作的响应,以标识已经做出的交互的类型,并且向web应用242进一步标识应当对文档执行的功能。
[0050]图3-6示出了示例性汇总信息以及包括自动生成的汇总信息的电子消息。图3-6是出于示例性目的,而不旨在是限制性的。
[0051]图3示出了包括对文档做出的变更的自动生成的汇总的电子消息的显示。如图所示,消息300包括菜单栏、附件310、原始消息318以及包括汇总316的回复消息312。消息300可以在客户机、服务器和/或客户机和服务器的组合上创建。
[0052]在所示示例中,审阅者(Dan、Jed和Tim)已经从Tom接收到包括附件310的电子邮件消息(消息318)。虽然消息300示出了附件310和被包含在原始消息318中的到该附件的链接320两者,但消息300可包括该附件和该链接中的一者或两者。该附件可以是可以更改的任何类型的文档。例如,该文档可以是文本文件、电子表格、网页、幻灯片演示文稿、文字处理文档、图片等。可用多种方式访问电子消息。例如,web浏览器可访问电子邮件服务,计算设备上的电子邮件应用可被配置成从一个或多个不同的服务接收电子邮件等。
[0053]如图所示电子消息300是对原始消息318的回复。消息300示出该回复来自Dan 且该回复消息的接收者是Jed和Tim。在接收到消息318后,Dan通过打开附件或通过使用链接320来访问文档。Dan然后对该文档做出变更。响应于对附件/链接的文档做出变更, 自动创建汇总316并将其插入回复消息300中。如所讨论的,汇总可以按不同方式配置。例如,汇总可包括全部/部分变更、文档统计、变更统计等。文档统计可包括做出的变更的数量、更改的段落的数量、Dan正就其进行协作的章节的数量等。如所讨论的,可基于接收者/ 消息类型来生成不止一个汇总。
[0054]图4示出了响应于用户直接对共享文档做出变更而自动创建的电子消息。如图所示,消息400是被显示在浏览器402中的基于web的消息404。消息400可以在客户机、服务器和/或客户机和服务器的组合上创建。例如,在线文档服务可响应于对共享文档做出的变更来创建消息400。
[0055]在当前示例中,由审阅者3对共享文档做出变更。响应于做出变更,自动生成汇总 416并将其放置在消息404中。该消息可被定址到不同的接收者。例如,编辑文档的用户可要求接收者接收包括自动生成的汇总信息的电子消息。根据一实施例,接收者可基于文档和被指派审阅该文档的用户的共享许可来自动选择。到共享文档418的链接可被包括在电子消息中以使得接收者能够访问该共享文档。附件可被包括在消息中,该附件可被用来对文档进行进一步变更。
[0056]图5示出了被放置在电子消息中的自动生成的汇总的示例。
[0057]如图所示,汇总500包括标题502、删除汇总表格的选项504以及汇总变更部分 510,520,530和540。汇总500可包括比如图所示的更多或更少的信息(例如,更多或更少的不同类型的汇总变更部分)。汇总变更部分可涉及文本变更、图片插入/修改、表格插入 /修改、添加评论、最后修改日期、当前正在编辑的用户、由…最后编辑、文档状态(例如,“阶段5”、“已完成”、“等待批准”、“需要关注”、“X天内期满”),等等。删除汇总表格504可用于从电子消息中移除整个表格。概要部分506可被单独或与其它汇总变更部分相组合地包括在汇总500中。例如,当存在对文档做出的大量变更时,可提供概要部分506,而不为每一变更提供单独的概要。
[0058]汇总变更部分510和汇总变更部分520显示对文档(附件.doc)的文本变更。如图所示,位置512提供该文档中的做出变更的位置。文本部分5 14显示文本变更以及变更之前和之后的文本部分。根据一实施例,该汇总中的文本变更可视地示出对文本的编辑(例如,用于删除的删除线、用于添加的文本的下划线、突出显示等)。还可示出其它信息。例如, 可以在变更部分中提供在被选择时在该变更的位置处打开文档的链接。
[0059]评论部分(例如,评论部分516)允许用户在对文档做出的变更旁边插入评论。
[0060]汇总变更部分530示出已经在位置532插入图片。在当前示例中,在汇总变更部分530中显示该图片的缩略图。
[0061]汇总变更部分540示出文档中的位置542处的对表格的修改。在当前示例中,表格变更544显示更改后的表格的缩略图和原始表格的缩略图两者。还可使用更改后的表格的其它指示符(例如,标示、突出显示)。
[0062]图6示出了与消息的显示一起显示实况信息的示例。[0063]图6示出消息列表600以及具有与附加/链接的内容相关的实况信息的概要的消息列表650。如图所不,消息列表600包括显不五个消息(M1-M5)的消息部分610。被显不在消息部分610中的每一个消息旁边的是与被附加/链接到电子消息的内容相关的实况信息的概要。根据一实施例,被显示在消息列表旁边的实况消息的概要包括内容的当前审阅者的列表。例如,Ml示出审阅者Rl、R2、R3和R4当前被指派审阅/编辑内容。M2示出Rl和R2被指派审阅/编辑内容。M3示出R5被指派审阅/编辑内容。M4示出R6、R7、R8和R9被指派审阅/编辑内容。M5示出Rl、R2和R3被指派审阅/编辑内容。
[0064]被显示在消息列表附近的实况信息的概要可被更改和/或配置。例如,所显示的实况概要信息可包括诸如谁当前正在审阅内容、谁最后审阅内容、内容何时被更改、内容如何被更改(即,最后的变更)、内容审阅过程当前处于什么阶段、谁仍然需要审阅内容、谁已经审阅内容等信息。还可显示图标通知以提供关于内容的实况信息。在当前示例中,消息M2示出指示内容处于批准阶段的图标。M3示出消息状态已进入紧急,而M4示出内容审阅的状态处于最终审阅过程。
[0065]根据一实施例,当选择并打开一消息(例如消息Ml)时,提供包括附加实况信息的显示。在当前示例中,显示示出内容当前正由Rl和R3审阅的实况信息624。还在消息Ml的显示中提供评论,这些评论示出R2已经请求各审阅者查看所选文本以及所选消息Ml的接收者已请求各审阅者查看该文档。可以在选择一消息时显示其它信息(例如,参见图5及相关讨论)。
[0066]消息列表650示出具有被显示在每一条消息旁边的示例性概要信息的消息M1-M5的显示。如图所示,Ml示出R1、R2、R3和R4当前被指派审阅/编辑被附加/链接到该消息的内容并且该内容当前正由Rl和R3编辑。
[0067]M2示出Rl和R2当前被指派审阅/编辑该内容并且该内容最后由审阅者R2在10:02am编辑且100个单词由于该编辑而被更改。
[0068]M3示出R5当前被指派审阅/编辑该内容并且该内容当前正由R5编辑。
[0069]M4示出R6、R7、R8和R9当前被指派进行审阅/编辑且审阅过程处于最终审阅阶段并且R7和R8已经批准该内容而R6和R9仍然需要批准该内容。
[0070]M5示出Rl、R2和R3当前被指派审阅/编辑该内容并且尚未对该内容做出编辑。
[0071]图7和8示出了用于将自动生成的变更汇总插入电子消息的说明性过程。图9示出了与一个或多个消息一起显示实况信息。在阅读本文中给出的例程的讨论时,应该理解,各个实施例的逻辑操作被实现为:(I) 一系列运行于计算系统上的计算机实现的动作或程序模块;和/或(2)计算系统内的互连的机器逻辑电路或电路模块。这种实现是取决于实现本发明的计算系统的性能需求的选择问题。因此,所例示并构成本文中描述的实施例的逻辑操作被不同地称为操作、结构设备、动作或模块。这些操作、结构设备、动作和模块可以用软件、固件、专用数字逻辑,以及其任何组合来实现。
[0072]图7示出了用于创建电子消息并包括对文档做出的变更的汇总的过程。
[0073]在开始框之后,过程700移至操作710,在那里访问文档。根据一实施例,文档通过打开接收者对其做出变更的电子消息的附件来访问。文档还可通过选择电子消息中的链接和/或直接访问共享位置处的文档来访问。
[0074]流转至操作720,确定对文档的变更。一般而言,变更涉及文档的内容变更。然而,变更还可包括对格式化和/或与文档相关联的元数据的变更。根据一实施例,在对文档做 出变更时跟踪变更。变更可使用其它方法来确定。例如,变更可以在发生预定情况后确定 (例如,在保存后、在包括文档的消息被发送之前等)。可使用各种方法的组合(例如,在第一 时间确定与原始文档的差异并且在在该时间后做出变更时跟踪变更)。根据一实施例,创建 表格,该表格在对文档做出变更时被修改。
[0075]移至操作730,创建概述了对文档做出的变更的汇总。该汇总可被配置成包括不 同的信息。例如,汇总可包括对文档做出的所有变更、对文档做出的变更的一部分和/或与 对文档的变更有关的统计信息。根据一实施例,被包括在汇总中的信息量取决于对文档做 出的变更的数量以及包括该汇总的电子消息的类型。例如,SMS消息将包括较不详细的汇 总(例如,统计信息),而电子邮件消息一般将包括较详细的信息(例如,变更汇总和统计信 息)。根据一实施例,在汇总中不显示详细的格式化变更(可以包括/不包括一定量的格式 化变更)。根据一实施例,汇总信息被包括在可编辑表格中,该可编辑表格包括允许用户在 变更附近输入评论的区域。汇总可用其它方法来格式化。例如,全部/部分汇总可以是以 下形式:图片、项目符号点、文本、表格、电子表格等。根据一实施例,汇总信息的冗长可由用 户(例如,当前编辑者和/或某一授权用户)来设置。例如,一个接收者可能想要在汇总中查 看对文档做出的所有变更,而另一用户可能只想要显示变更的简要概述。汇总信息还可基 于潜在接收者来修改。例如,汇总信息可基于被指派给文档的每一个协作者的职责来定制。 根据一实施例,被包括在汇总中的每一个变更都包括文档中的在变更之前和之后出现的各 部分以帮助提供该变更的上下文。
[0076]转向操作740,确定什么审阅者将接收到包括汇总的电子消息。文档的每一个审阅 者都可接收到电子消息或者审阅者中的一部分可接收到该电子消息。例如,电子消息可以 只被发送到被授权就文档中的已对其做出变更的部分进行协作的接收者。
[0077]移至操作750,创建包括汇总信息的一个或多个电子消息。例如,可创建不同的消 息类型和/或可将不同的汇总信息包括在电子消息中。根据一实施例,当通过电子消息访 问文档时,创建对该电子消息的回复以包括汇总。
[0078]流转至操作760,将电子消息发送到所确定的每一个接收者。取决于消息类型来使 用适当的方法(例如,电子邮件、SMS, MMS等)发送该消息。
[0079]随后该过程流至结束框,并返回以处理其它动作。
[0080]图8示出了用于创建对文档做出的变更的汇总的过程。
[0081]在开始框后,过程800移至操作810,在那里解析文档以确定当前编辑者做出的变 更的数量。可使用许多不同的方法来确定变更。例如,应用/进程可以保持跟踪文档中的 变更,可以在文档的当前状态和该文档的先前版本之间进行差别比较,等等。
[0082]流转至操作820,确定与文档变更相关的统计。可确定许多不同类型的统计。例 如以下各项的数量:被更改的字符、被更改的单词、被更改的行、被更改的段落、被更改的章 节、被更改的页面、所添加的评论、所添加/移除的突出显示、所插入/删除的图片、所插入 /删除的表格、格式化变更等。
[0083]移至操作830,确定将要创建什么汇总变更部分。所创建的汇总变更部分可基于不 同的情况(例如,要创建的消息类型、做出的变更的数量等)来改变。可使用一个或多个阈值 来确定包括要包括在汇总中的汇总变更部分的类型/数量在内的信息。例如,当编辑变更的数量低于预定数量时,可以在汇总中包括每一变更。当编辑变更的数量高于预定数量时,可以在汇总中包括较少信息。例如,可以从汇总中排除部分/全部变更,同时可以在汇总中包括统计信息。可使用不止一个阈值来确定汇总信息级别。
[0084]转向操作840,创建所确定的汇总变更部分。汇总变更部分的格式化可由于消息类型/接收者而不同。例如,与SMS消息相比,电子邮件消息可包括更多格式化。类似地,一个用户可请求按一格式化级别格式化汇总,而另一用户可请求按不同的格式化级别格式化汇总。
[0085]随后该过程流至结束框,并返回以处理其它动作。
[0086]图9示出了用于与实况信息一起显示消息的过程。
[0087]在开始框后,过程900移至操作910,在那里确定关于(链接/附加的)内容的实况信息。一般而言,该实况信息涉及反映内容的当前状态的信息。例如,实况信息可包括谁当前正在访问/审阅内容、谁审阅过内容、谁对内容做出过变更/评论、谁仍然需要审阅内容、内容的当前状态/阶段(即,草稿阶段、最终审阅阶段)、谁是被指派给文档的当前审阅者、做出的变更的数量、被更改的章节的数量,等等。
[0088]移至操作920,创建实况信息的概要。该概要可包括涉及内容的一个或多个信息项。根据一实施例,所创建的概要包括当前正在编辑内容的用户的姓名。不止一个概要可被创建并且可包括其它/附加信息,并且可取决于将在哪里显示该概要而改变。
[0089]流转至操作930,与一个或多个消息一起显示实况信息的概要。例如,当与消息列表的显示一起显示该概要时,可显示第一概要(例如,被指派审阅/编辑内容的用户)。当选择一个消息时,可显示第二概要(例如,谁当前正在编辑文档、最近变更、评论等)。根据一实施例,实况信息是可配置的。例如,用户可使用用户界面来指定他们想要与消息和/或消息列表一起显示的实况信息。
[0090]转向操作940,当实况信息发生改变时更新实况信息的显示。例如,实况信息可以在审阅者开始/结束审阅会话时、文档移至审阅过程中的另一阶段时、需要动作时、做出内容变更等时改变。
[0091]随后该过程流至结束框,并返回以处理其它动作。
[0092]以上说明、示例和数据提供了对本发明的组成部分的制造和使用的全面描述。因为可以在不背离本发明的精神和范围的情况下做出本发明的许多实施例,所以本发明落在所附权利要求的范围内。
【权利要求】
1.一种用于在电子消息中汇总对文档的变更的方法,包括: 确定对文档做出的变更; 自动创建所述对文档做出的变更的汇总; 创建包括所述对文档做出的变更的汇总的电子消息;以及 将所述电子消息发送到至少一个接收者。
2.如权利要求1所述的方法,其特征在于,还包括接收包括作为附件的所述文档的电子消息。
3.如权利要求2所述的方法,其特征在于,创建所述电子消息包括创建包括所述变更的汇总的对接收到的电子消息的回复。
4.如权利要求1所述的方法,其特征在于,创建所述变更的汇总包括确定对所述文档做出的变更的数量,并且在对所述文档的变更的数量低于第一阈值时在所述汇总中包括每一个非格式化变更,而在对所述文档的变更的数量高于所述第一阈值时在所述汇总中包括所述变更的统计表示。
5.如权利要求1所述的方法,其特征在于,确定对所述文档做出的变更包括在对所述文档做出变更时响应于变更而存储每一个变更。
6.如权利要求1所述的方法,其特征在于,创建所述汇总包括以下动作中的至少一个:创建包括在发送所述电子消息之前被插入所述电子消息的正文的变更的可编辑表格;在所述汇总中包括用于输入与对应的变更相关的评论的评论区域;包括所述文档中的在每一个变更之前和之后的预定量的内容并且在所述变更的汇总中指示所述变更;以及创建实况信息的概要,所述实况信息的概要与消息的显示一起显示并且在所述实况信息改变时自动更新。`
7.一种存储用于汇总对电子消息的附件的变更的计算机可执行指令的计算机可读存储介质,包括: 接收包括附加文档的电子消息; 确定对所述附加文档做出的变更; 自动创建对所述文档做出的变更的汇总; 创建包括所述对文档做出的变更的汇总的电子消息;以及 将所述电子消息发送到至少一个接收者。
8.一种用于汇总对电子消息的附件的变更的系统,包括: 被配置为连接至网络的网络连接; 处理器、存储器和计算机可读存储介质; 存储在所述计算机可读存储介质上并在所述处理器上执行的操作环境; 接收包括附件的电子消息的消息收发应用;以及 结合所述操作环境来操作的汇总管理器,所述汇总管理器被配置成执行以下动作: 确定对所述附件做出的变更; 自动创建对所述附件做出的变更的汇总; 创建在实况信息改变时自动更新的实况信息的概要; 在电子消息中插入所述汇总并将所述实况信息的概要与所述电子消息的显示相关联;以及将所述电子消息发送到至少一个接收者。
9.如权利要求8所述的系统,其特征在于,创建所述实况信息的概要包括确定以下各项中的至少一个:当前正在审阅所述文档的用户、被指派给所述文档的用户以及当前审阅状态。
10.如权利要求8所述的系统,其特征在于,确定对所述文档做出的变更包括在对所述文档做出变更时响应于所述变更而存储所述变更中的每一个。`
【文档编号】G06Q50/30GK103518220SQ201280021954
【公开日】2014年1月15日 申请日期:2012年5月5日 优先权日:2011年5月6日
【发明者】D·P·科斯泰纳罗, J·布朗 申请人:微软公司

最新回复(0)